潮州市交通運輸局檔案整理及數字化項目需求書

2020-07-06 17:42
來源:本網
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  為加強我局檔案管理,實現檔案分類、整理、編目、檢索的標準化和規范化,便于檔案信息資源的開發利用,進一步豐富我局數字檔案資源。具體項目需求如下:

  一、基本信息

  根據國家檔案局《檔案著錄規則》DA/T18—1999和《歸檔文件整理規則》 DA/T22—2015的規定,結合本單位職能,對本局2013年-2019年文書檔案進行檔案整理及數字化,根據原始實體檔案情況分別進行案卷級和文件級目錄擬寫、著錄,錄入計算機形成電子目錄,建立對應圖像數據的目錄數據庫,并與檔案圖像數據掛接建立對應關系,按檔案編定的次序逐卷逐件逐頁拆卷后使用掃描儀進行掃描,形成與檔案實體實際頁面一一對應的數字圖像(具體服務內容見下表)。

序號

服務類型

服務內容(格式內容供應商自擬)

1

整理前期處理

拆件,去釘,檢查是否一份完整文件,不完整的由業主補充

2

歸檔判斷

逐件判斷是否歸檔。依照該單位檔案歸檔范圍,慎重決定文件去留

3

確定期限

逐件確定歸檔文件的保管期限,永久、長期、短期(永久、30年、10年)等都進行明確的區分確定

4

蓋檔號及填寫

逐件在歸檔文件首頁右上方空白處加蓋檔號章(檔號章里包括全宗號、年度、件號、保管期限),并仔細填寫有關欄目的內容,內容通過電腦編寫或者是用數字章加蓋

5

編制頁碼

不空號、不漏號、不重號,每件都詳細檢查,頁碼蓋于檔案右上角,做到一目了然

6

檔案拆卷

對案卷文件進行分拆(格式內容供應商自擬)

7

檔案掃描

按照300dpi及以上分辨率對檔案進行彩色掃描,并以JPG及PDF格式存儲

8

圖像處理

對掃描圖像進行糾偏、去污、去黑邊、拼接、裁邊等處理

9

目錄著錄

將檔案目錄信息錄入計算機的檔案管理系統中,包括標題、責任者、時間、全宗號、件號、目錄號等

10

檔案裝訂

根據原有檔案類型,恢復成原狀

11

數據掛接

將檔案數字化過程中形成的PDF圖像文件批量掛接到檔案目錄數據庫,與系統目錄數據對接

12

檔案管理軟件

負責提供國家機關辦公檔案管理使用軟件一套

  二、施工時間和地點

  1.項目實施時間為2020年8月底前完成。

  2.項目實施地點為市交通運輸局辦公大樓六樓。

  三、項目資金預算

  2013年-2019年文書檔案約27000份,目錄約27000條,頁數約180000張,資金預算金額為22.68萬元(最終結算金額按完成檔案數量據實結算,但最高不超過本金額)。供應商必須對本項目的全部內容進行打包報價,超過本預算的報價將作無效報價處理。

  四、驗收及付款方式

  合同簽訂后5個工作日內,支付合同總金額10萬元。

  完成合同約定各項工作,通過市檔案局進行檔案現場驗收檢查合格,頒發合格證書后5個工作日內,支付剩余款項。

  五、供應商資格要求 

 ?。ㄒ唬┕瘫仨毷窃谥腥A人民共和國境內注冊并取得營業執照的機構,經營范圍必須包括檔案數字化服務或檔案整理服務項目等相關許可。相關資質證件、行政許可齊全、有效;具有良好的信譽,良好的技術支持和較強的售后服務能力。

 ?。ǘ┻B續近三年內有服務過機關、行政事業單位檔案整理經驗(從業經驗豐富的優先考慮)。

 ?。ㄈ?017年-2019年未發生過檔案安全事故、泄密事件,無非法獲取或非法持有檔案、檔案復印件、國家秘密載體等行為記錄。

 ?。ㄋ模┕檀_保有穩定專業的檔案整理及數字化隊伍,為保證項目的進度和質量,駐場工作人員應為企業正式員工并持有檔案行政管理部門頒發的檔案培訓證書。

 ?。ㄎ澹┕叹邆浔镜胤漳芰φ呒氨镜厥酆蠓漳芰φ邇炏瓤紤](配備與營業執照相符的場地證明)。

  六、報名材料

  1.機構簡介;

  2.營業執照副本復印件;

  3.提供檔案管理相關許可或備案證明材料;

  4.檔案整理項目或數字化項目實例(提供合同復印件);

  5.檔案整理及數字化方案(含報價方案);

  6.提供本單位從業資格人員相關材料證明。

  七、文件提交方式

  自需求信息公開書發布起3個工作日內,將報價材料密封后送至市交通運輸局辦公大樓六樓。具體洽談時間另行通知。截止時間2020年7月9日下午17時。

  八、聯系方式

  聯系人:余偉智

  聯系電話:13502555931,2295633

  聯系地址:潮州市湘橋區城新西路交通大樓



潮州市交通運輸局

2020年7月6日

 



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